Visual Studio Code, Azure Cloud – alles Dinge, die von Microsoft sind und dabei auch noch gut funktionieren. Ja, bei der Azure Cloud kann man auch an einigen Stellen fluchen und fragen warum. Aber das kann man bei jedem Hyperscaler, die tun sich da alle nichts. Was sie anbieten funktioniert, und jeder davon hat “historisch” gewachsene Strukturen, die sehr wahrscheinlich auch die Anbieter selbst gerne anders machen würden.

Aber darum geht es nicht. Was mich seit einiger Zeit wirklich nervt, und damit bin ich nicht alleine, sind diese ganzen Tools wie Outlook, SharePoint (oder war es jetzt OneDrive?) und Teams.

Teams – Das Produktivitätsgrab

Teams ist das Schlimmste, was Entscheider wählen können. Ja, Corporate, ihr habt ja alles von Microsoft und da will man keinen Zoo verwalten. Die, die das entscheiden, haben eh nachher nichts mehr damit zu tun. Sie müssen damit nachher auch kaum arbeiten oder es gar verwalten und pflegen. Sie benutzen es einfach, wie sie es benutzen, und wissen oft gar nicht, was andere in der Firma benötigen und was es leisten muss. Und weil dann interne IT-Abteilungen auch gerne per zentraler Klick-UI stundenlang alle Einstellungen vornehmen, wissen sie auch nicht, dass andere Teams komplett anders arbeiten.

Code-Blöcke? Fehlanzeige!

Schon mal in einem Meeting gesessen, bei dem es gerade um ein Deployment geht und Ansible, Terraform, ein Shell Script o.ä. einen Fehler wirft? In Slack oder anderen Programmen kann man Code-Blöcke auswählen oder per Markdown einfach starten, Code reinkopieren und abfeuern. Das Ganze ist dann sauber formatiert und jeder kann es schnell lesen – oft ist ein Problem schnell von jemandem erkannt.

Teams: Kein Code-Block, kein Markdown. Da kann man die Shell-Ausgabe reinkopieren und es sieht aus wie reingerotzt. Selbst Newlines werden entfernt. Wenn man das da nicht rauskopiert und in anderen Tools dann irgendwie ansatzweise lesbar macht – was auch unnötig Zeit kostet –, ist das Lesen ungemein schwierig bis unmöglich.

Wo ist die spontane Kommunikation?

In Slack, Discord und einer Menge anderer Programme kann man sich Huddles, Working Threads oder wie sie sonst so heißen anlegen. Pro Team, pro Projekt, team/projektübergreifend, sodass sich alle, die es müssen, schnell finden. Aber man kann auch selbst schnell mit 2-3 Personen spontan einen Chat oder Video-Call-Raum aufmachen. Man sieht, wer drin ist, wer davon online ist, und kann auch mal spontan fragen.

In Teams sieht man davon nichts. Keine Channels, keine Rooms, nicht wer online ist. Ich will nicht erst einmal aus irgendwelchen Chats raus und nach Personen suchen. Ich will auch gar nicht überlegen, welche Person ich aus irgendeinem Team ansprechen müsste. Weil man oft gar nicht so schnell weiß, wer überhaupt alles in einem bestimmten Team ist.

Man möchte höchstens auf den Channel gehen, der für die Kommunikation eingerichtet ist, und da dann sofort die Mitgliederliste sehen. Selbst wenn der Großteil davon auf “Offline” oder “Abwesend” ist – wenn da nur eine Person anwesend ist, schreibt man in den Chat oder die Person direkt an, um Hilfe oder Infos zu bekommen. Und selbst wenn alle offline sind, bekommen sie umgehend Benachrichtigungen.

Benachrichtigungen? Glückssache!

Sehr oft erleben wir es bei Teams: 1. Überhaupt keine Benachrichtigungen kommen – gerade wenn man Teams geschlossen hat. 2. Es werden E-Mails versendet. Die kommen dann aber 5-8 Stunden nachdem irgendjemand eine Nachricht in Teams gesendet hat.

Bei Teams mal eben mit einer oder gar mehreren Personen chatten oder einen Call machen – wieso geht das nicht mal eben spontan? Und damit meine ich nicht “auf neue Nachricht klicken und Leute zusammensuchen”. Wieso gibt es keine Channels, die immer verfügbar sind?

Wir kennen es von Slack. Dort können Huddles angelegt werden, und wenn man etwas Bestimmtes macht, was für andere interessant sein könnte, geht man da rein. Andere werden kurz benachrichtigt und können dazukommen. Oder auch nur, weil man gerade im Homeoffice Tasks macht, die auch mit einer lockeren Unterhaltung funktionieren.

Der Kommunikationskollaps

Genau so entstehen teamintern und teamübergreifend Austausch, der wichtig für jede Firma ist. Gerade in großen Unternehmen fördert man damit viel mehr, als manchem bewusst ist.

Und das wird oft in vielen Unternehmen komplett zerstört. Erst kürzlich in einem Projekt erlebt. Dort war Slack im Einsatz und wurde mit der Begründung “Muss wegen Corporate-Blabla jetzt Teams sein” abgelöst. Wenn das Corporate wäre, dann würde man diesen Schritt nicht gehen. Das ist Ignoranz, Faulheit, Bequemlichkeit und einige andere Sachen, die dazu führen.

Und wozu führt das Ganze? Die Kommunikation ist innerhalb von kürzester Zeit auf nahezu NULL gesunken. Calls oder einfach nur Unterhaltungen, also Austausch zu Projektthemen oder auch Zwischenmenschliches sind komplett weg.

SharePoint/OneDrive – Das Mysterium

SharePoint oder OneDrive – keine Ahnung, wann und wo manche Dokumente überhaupt wegen welcher Bedingungen landen. Und wenn ich mir so manche IT-Admin-Gruppen im Netz und Social Media angucke, wissen das sehr oft so manche IT-Admins auch nicht so recht. Das ist ein Mysterium, welches sehr oft nur Verzweiflung bringt. Und auch hier, wie auch bei Teams, ist das Teilen von Informationen nicht immer sehr einfach.

Gerade im Company-Umfeld kommt es nicht selten vor, dass man mit mehreren Firmen an etwas arbeitet und zentral eine Stelle haben möchte, in der alle gemeinsam auf Dokumente zugreifen können. Wenn nicht schon durch die interne IT und irgendwelche Policies komplett vernagelt und somit überhaupt nicht möglich, scheitert es selbst dann, wenn man es nicht selbst komplett schlecht konfiguriert hat. Schon mal versucht, eine Connection zwischen zwei Teams von zwei Firmen zu verknüpfen oder User, die nicht im Tenant sind… ach, lassen wir das.

Es ist grausam. Bei uns sollte ein Werksstudent Zugriff auf einen Ordner bekommen. Erst wollte es überhaupt nicht, dann klappte es dann doch, und zwei Tage später war die komplette Freigabe wieder weg. Keiner wusste wieso, und es war auch nicht ersichtlich warum.

Das wahre Problem: Versteckte Kosten

Da werden Stunden verbrannt, und das nicht gerade wenige. Alles in allem verbrennt das Zeug so viel Geld – da frage ich mich: Wieso höre ich immer nur “Aber das alles kostet doch nur 5€ pro User und da ist alles drin”?

Ja, da ist alles drin. Aber auch eine Menge Zeit, die tagtäglich in zig Firmen einfach so verbrannt wird. Und es ist nicht nur die Zeit, die verbrennt. Da verbrennt Geld, da verbrennt gute Laune, da verbrennt Zwischenmenschlichkeit.

Die Teambuilding-Fahne wird von vielen Entscheidern immer wieder hochgehalten. Die gleichen Entscheider, die dann diesen ganzen Mist einführen, durchdrücken und meistens auf berechtigte Hinweise NULL reagieren.

Outlook – Wenn die Suche versagt

Selbst wenn man Probleme und Funktionsmängel aufzeigt, werden sie sehr wahrscheinlich kurz gesehen und man will sie ernsthaft beachten. Wenn das per E-Mail gesendet wurde, dann ist es sehr wahrscheinlich weg. Selbst wenn man sich daran erinnert und sich ernsthaft damit auseinandersetzen möchte – die E-Mail wird man sehr wahrscheinlich nicht im Postfach finden.

Erst kürzlich gehabt: Man wusste genau, um was es in der E-Mail ging, und beide haben in ihren Postfächern nach diesen E-Mails gesucht. Und da man wusste, um was es ging, und auch dabei um ein Thema ging, bei dem man gezielt nach bestimmten Begriffen suchen konnte… die Suche von Outlook hat bei beiden keine einzige E-Mail gefunden.

Durch Zufall hat einer dann die E-Mail bei sich gefunden, die E-Mail-Adresse vom Systemaccount per Chat gesendet und siehe da – mit der konnte Outlook dann auch mal diese E-Mails bei allen finden.

Selbst das 30 Jahre alle Mutt findet meine Mails schneller und kann noch viele Sachen einfach viel besser als Outlook. Wie zum Beispiel der Shortcut: “Suche alle Mails die mit Tickets zutun haben, bei denen eine Mail mit Closed reinkam und verschiebe alle dazu gehörigen in einen bestimmten Ordner” Der Code dazu sieht zwar anders aus als hier beschrieben, aber mit einem Tastendruck unnötig und erledigt Mails aus der Inbox zubekommen hat was. Oder was meint Ihr wieso bei mir Zero-Inbox überhaupt funktioniert? ;-)

Fazit: 5€ pro User? Die versteckten Kosten durch verlorene Produktivität, Frustration und kaputte Teamdynamik sind um ein Vielfaches höher.